Les documents comptables obligatoires

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Pour les commerçants, les documents comptables sont traités et définis dans le Code de commerce, Livre Ier (Du commerce en général), Titre II (Des commerçants), Chapitre III (Des obligations générales des commerçants), Section 2 (De la comptabilité des commerçants), Sous-section 1 (Des obligations comptables applicables à tous les commerçants), articles R.123-172 à R.123-177.

Pour les sociétés commerciales, les documents comptables sont abordés dans le Code de commerce, Livre II (Des sociétés commerciales et des groupements d’intérêt économique) Titre III (Dispositions communes aux diverses sociétés commerciales), Chapitre II (Des comptes sociaux), Section 1 (Des documents comptables), articles L.232-1 à L.232-5.

Documents comptables de fin d’exercice ou comptes annuels

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L’article L123-12 du Code de commerce dispose que :

« [Tout commerçant] doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable. »

Bilan comptable

Le bilan comptable est défini à l’article L123-13, alinéa 1 du Code de commerce.

Celui-ci dispose que :

« Le bilan décrit séparément les éléments actifs et passifs de l’entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. »

  • En bref : Le bilan présente l’état du patrimoine de l’entité (il est souvent présenté de façon imagée comme une « photographie », un instantané du patrimoine de l’entité).

Compte de résultat

Le compte de résultat est défini à l’article L123-13, alinéa 2 du Code de commerce.

Celui-ci dispose que :

« Le compte de résultat récapitule les produits et les charges de l’exercice, sans qu’il soit tenu compte de leur date d’encaissement ou de paiement. Il fait apparaître par différence, après déduction des amortissements, des dépréciations et des provisions, le bénéfice ou la perte de l’exercice. Les produits et les charges, classés par catégorie, doivent être présentés soit sous forme de tableaux, soit sous forme de liste. »

  • En bref : Le compte de résultat présente les charges, les produits et le résultat de l’exercice.

Annexe

L’annexe est définie à l’article L123-13, alinéas 3 et 4 du Code de commerce :

« Le montant des engagements de l’entreprise en matière de pension, de compléments de retraite, d’indemnités et d’allocations en raison du départ à la retraite ou avantages similaires des membres ou associés de son personnel et de ses mandataires sociaux est indiqué dans l’annexe. Par ailleurs, les entreprises peuvent décider d’inscrire au bilan, sous forme de provision, le montant correspondant à tout ou partie de ces engagements.

L’annexe complète et commente l’information donnée par le bilan et le compte de résultat. »

  • En bref : L’annexe vise à compléter l’information donnée par le bilan et le compte de résultat. Elle peut comporter des éléments non financiers susceptibles d’impacter les comptes afin d’apporter des précisions sur l’état de l’entité (exemple : information en annexe sur un litige avec un fournisseur important et dont les relations commerciales vont probablement cesser).

Documents comptables utilisés au cours de l’exercice

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Pour fournir les documents comptables de fin d’exercice ou comptes annuels, l’entreprise doit en produire d’autres : livre-journal, grand-livre et balance. Toute entreprise doit procéder à l’enregistrement des mouvements comptables dans un document comptable appelé livre-journal. Le grand-livre récapitule tous les mouvements qui sont intervenus. La balance est le document comptable présentant les soldes des différents comptes de l’entité.

Livre-journal

L’article R123-174 du Code de commerce dispose que :

« Les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés opération par opération et jour par jour pour le livre-journal.

Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie.

Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique. »

  • En bref : Le livre-journal est le document répertoriant les mouvements économiques, opération par opération, jour par jour. Ces mouvements sont retranscrits au travers d’écriture comptable précisant des informations précises (date de l’opération, numéros de comptes mobilisés, libellés des comptes mobilisés, montants figurant au débit et au crédit et libellé de l’opération).
    Le journal est le document comptable de base tenu quotidiennement dans lequel sont enregistrées toutes les opérations comptables effectuées par l’entreprise dans l’ordre chronologique. A chaque opération comptable correspond une écriture comptable.

L’entreprise tient à jour plusieurs journaux selon le type d’opération comptable :

  • BQ : Journal de banque
  • VT : Journal de vente
  • HA : Journal d’achat
  • OD : Journal des opérations diverses

Grand-livre

L’article R123-173 du Code de commerce dispose que :

Tout commerçant tient obligatoirement un livre-journal et un grand-livre.

  • En bref : Le grand-livre reprend les écritures des journaux selon le plan de comptes adopté par l’entreprise.

Balance

La balance présente les soldes des comptes de l’entreprise. Une balance cumulée présente les totaux des débits et des crédits, contrairement à la balance par soldes qui ne présentera que les soldes.

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